Por Lara Angelina
En algún momento, ya sea al firmar un contrato, durante una negociación, en el día a día con empresas o al compartir datos con otros, seguramente has tenido que brindar información que consideras sensible y te has planteado cómo protegerla.
En esta nota, quiero explicarte cuándo es necesario elaborar un acuerdo de confidencialidad y ofrecerte algunos tips para hacerlo de manera efectiva.
¿Cuándo es necesario un acuerdo de confidencialidad?
Para entender cuándo es adecuado utilizar un acuerdo de confidencialidad, primero es importante comprender qué constituye información confidencial. Un acuerdo de confidencialidad tiene como objetivo proteger información que es valiosa, no pública y que requiere medidas razonables de seguridad para evitar su divulgación no autorizada. Es decir que la información debe cumplir con tres características clave:
- Valor comercial. La información confidencial debe poseer un valor significativo que justifique su protección. Puede ser crucial para realizar ventas, desarrollar estrategias de negocio o preservar una ventaja competitiva. En términos legales,
cuando hablamos de información con valor comercial, nos referimos a lo que se conoce como secreto comercial. Este concepto abarca cualquier dato, fórmula, proceso o método que otorga una ventaja competitiva y que una empresa desea mantener en secreto para proteger su posición en el mercado. - No ser de dominio público. La información confidencial es aquella que no está disponible para el público en general y se mantiene en un ámbito restringido y exclusivo, reservado sólo para las partes autorizadas a conocerla.
- Protección mediante mecanismos de seguridad razonables: Los mecanismos de seguridad pueden variar según el tipo de información. El objetivo es asegurar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ella. Esto puede incluir desde métodos físicos, como sobres sellados, hasta mecanismos digitales avanzados, como la encriptación de archivos.
Si la información no cumple con estos criterios, no tendría sentido considerarla secreta ni protegerla mediante un acuerdo de confidencialidad, e incluso la suscripción de dicho acuerdo podría ser inaplicable. Solo cuando la información cumple con los requisitos establecidos, un acuerdo de confidencialidad protege intereses legítimos y se convierte en una herramienta útil y efectiva.
A continuación, algunos tips para asegurarte de que el acuerdo de confidencialidad sea realmente eficaz y proteja la información que necesitas resguardar:
- Identificación de las partes: Es fundamental que tanto quien ofrece la información como quien la recibe y queda obligado a la confidencialidad estén debidamente identificados en el acuerdo. A menudo se incluye como receptor a una empresa, pero no se especifica quién dentro de ella se compromete a mantener la confidencialidad. En estos casos, debe asignarse a una persona específica que actúe en representación.
- Responsabilidad en caso de empleados u otros asociados: Si la persona que recibe la información forma parte de una empresa, debe comprometerse a responsabilizarse por cualquier persona a la que comparta dicha información en el
ámbito del negocio (empleados, clientes, asesores, etc.). - Definición precisa del objeto del acuerdo: Es crucial especificar de manera clara y detallada qué información se considera confidencial. Evita descripciones genéricas o incluir “toda la información” como confidencial, ya que esto puede diluir su eficacia. Considera también incluir información derivada de la información considerada confidencial, ya que esta también debe ser protegida.
- Obligaciones del receptor: No solo debes establecer la obligación de no divulgar, transferir o utilizar la información, sino también la de protegerla mediante mecanismos de seguridad razonables. Es importante especificar cuáles son esos mecanismos para asegurar la protección adecuada.
- No competencia: Un aspecto clave para reforzar la protección de la información es incluir una cláusula de no competencia. Esta impide que la parte receptora utilice la información confidencial para desarrollar productos o servicios similares, o para competir directa o indirectamente con quien la proporciona.
- Plazos de vigencia razonables: Establece un plazo de vigencia adecuado para el acuerdo, así como las obligaciones del receptor una vez que este finalice. Recorda que eliminar la información no es suficiente, el acuerdo debe contemplar la
reescritura o destrucción segura para garantizar que la información ya no sea accesible. - Sanciones ante incumplimiento: No basta con establecer las obligaciones del receptor, también es esencial especificar las sanciones en caso de incumplimiento. Esto proporciona claridad sobre las consecuencias de no cumplir con el acuerdo y refuerza su efectividad.
